Intussen zitten wij al bijna een jaar (say what!) aan huis gekluisterd en heeft bijna iedereen thuis zijn werkplek geïnstalleerd. Communiceren met elkaar neemt plotseling een heel andere vorm aan. Videocall it is. Vaak wordt er te veel vergaderd en heb jij het gevoel dat het onderwerp sneller was afgehandeld via de mail. Vergaderen om te vergaderen is zonde van ieders tijd. Wij geven je drie tips om een efficiënte virtual meeting uit te voeren met onze favoriete tools.
Buiten de tools heb je ook een ruimte nodig, hier vind je wat meer informatie over hoe en welke vergaderruimtes je kan reserveren. Humgy biedt in Antwerpen diverse vergaderzalen te huur voor zowel kleine als grote groepen, ideaal voor freelancers en ondernemers die efficiënt willen samenwerken, met 24/7 toegang en faciliteiten voor verschillende behoeften.
Wijs een gespreksleider aan
Een virtual meeting is niet te vergelijken met een echte vergadering. De dynamiek is anders en je hebt last van storingen. Het gevolg? Minder spraakzame deelnemers en minder inbreng. Dit probleem is snel opgelost door een gespreksleider te kiezen. De gespreksleider heeft als taak om dieper in te gaan op het onderwerp van de vergadering en zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar inbreng kan doen.
Bepaal de doelstellingen
Als gespreksleider is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alles duidelijk is. Start je virtuele meeting met het bespreken van verwachtingen en doelstellingen. Op deze manier is iedereen op de hoogte wat er van hen verwacht wordt. Als gespreksleider is het belangrijk om praktische regels toe te passen om de virtual meeting soepel te laten verlopen.
Vingertje in de lucht
We go way back … want het is weer tijd om je hand op te steken wanneer je aan het woord wil. Dit kan natuurlijk alleen als je aan het videobellen bent. Sommige tools voorzien in de chatruimte een speciale knop om het woord te vragen. Heb je dit niet? Steek je vinger op. Via deze manier kan de gespreksleider jou het woord geven en overzicht bewaren.
Onze favoriete tools op een rijtje
- Zoom is heel populair bij bedrijven. De tool is volledig gratis en je kan tot honderd deelnemers toevoegen aan een vergadering. Ook is Zoom beschikbaar voor je desktop, laptop, smartphone en tablet. De tool maakt het makkelijk om je scherm te delen.
- Google Hangouts is de chatdienst van Google waarbij je ook kan videobellen. Je kan (video)bellen in groepen van maximum tien personen. Tijdens de vergadering kan je makkelijk je scherm delen. De tool is beschikbaar op desktop, laptop, smartphone en tablet. Het enigste wat je nodig hebt is een Google-account.
- Whereby voorziet net als Google video chat als gewone chat. Het mega voordeel van deze tool: je hoeft nergens in te loggen of te registreren. Je maakt voor de vergadering een link en stuurt deze link door naar alle deelnemers. Er kunnen maximaal 50 personen deelnemen en het werkt via desktop, laptop, smartphone en tablet.
En ben je al die zoom-meetings helemaal beu? Bekijk dan eens onze opties voor het werken in een coworking. Wij hebben hier alvast alle voordelen voor je op een rijtje gezet. Voor meer informatie over de prijsstructuur en hoe je het juiste coworking lidmaatschap voor jouw behoeften kiest, lees ons artikel Het ontcijferen van de prijzen van een gedeeld kantoor.