We ontvangen gemiddeld zo’n 111 mails per week … Ben jij zo’n e-mailwizard die dit getal in no-time wegwerkt of zit je rond lunchtijd al aan dit soort aantallen en voornamelijk alle ‘cc’s’? Hoog tijd om wat efficiënter aan de slag te gaan. 

Je besteedt namelijk ontzettend veel tijd aan dit medium en dat is zonde! Om efficiënter met je tijd en inbox om te gaan introduceren wij je Inbox Zero methode van Merlin Mann. Deze methode is een handzame manier om je inbox zo in te richten, dat deze niet alleen leeg is, maar ook een duidelijk overzicht geeft welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke e-mails jij nog antwoord moet krijgen. 

Stap 1: Maak vier mappen in je inbox 
  • Actie
  • Wachten op
  • Ooit 
  • Archief

Meer mappen zijn niet nodig aangezien de zoekfunctie van Microsoft Outlook goed werkt bij het zoeken van kernwoorden of personen. 

Stap 2: Behandel je e-mail niet, maar verwerk het! 

De essentie van Inbox Zero is het verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails verwerken en verplaatsen naar de bovenstaande mappen. Deze methode zorgt voor structuur en duidelijkheid in elke map.

De basisregels zijn simpel: 

  • Verwijder alle ongewenste e-mails. Alle reclames, wedstrijd mails waarbij je de nieuwste iPhone kan winnen en alle nieuwsbrieven (die je toch niet leest). Schrijf je meteen uit, dan ben je weer een stap dichter bij een lege mailbox
  • Verwerk e-mails direct als deze binnen vijf minuten afgehandeld kunnen worden. 
  • Voeg in het mapje ‘Actie’ alle mails die niet langer dan 15 minuten duren om te beantwoorden. Tip: doe dit na de lunch break, want dan heb je waarschijnlijk een dipje en al het belangrijke denkwerk zit er toch al op. 
  • De mails die langer duren dan 30 minuten krijgen een eigen afspraak in je agenda. De XL-mails hebben namelijk voorwerk en onderzoek nodig om de mail optimaal te kunnen beantwoorden. Breng de afzender op de hoogte en ga aan de slag met de mail zoals gepland in je agenda! 
  • Een interessante mail zonder actie verplaats je naar het mapje ‘Ooit’. Dit zijn de e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandagochtend met een sterke koffie leest. 
  • E-mails met een actie die door iemand anders gedaan worden kun je direct doorsturen. Zet de e-mail in het mapje ‘Wachten op’. 
Stap 3: Bepaal wanneer je de ‘actie’ e-mail oppakt

Plan een moment op de dag in om met de e-mails in de map ‘Actie’ aan de slag te gaan. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de acties afwerken. Door deze nieuwe werkwijze toe te passen wordt het werken met Inbox Zero een routine en zul je geen vaste momenten meer hoeven te prikken.

Stap 4: Verzonden e-mails met acties 

Wij ontvangen niet alleen ontzettend veel e-mails per dag, maar we versturen er nog meer. Om het gestructureerd te houden verplaats je de verzonden mail (met actie voor iemand anders) in de map ‘Wachten op’. 

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
Verstuur je eigen flawless e-mails met deze tips

Je hebt zojuist alle informatie gekregen om een lege mailbox te krijgen. Het is nu tijd om te werken aan het optimaliseren van je eigen e-mails. Laten we even eerlijk zijn, tegenwoordig is het een hele uitdaging om aandacht te krijgen voor die ene belangrijke mail. Sommige mensen reageren bijna meteen, terwijl je van anderen laat of geen reactie krijgt. Ligt dit aan de ontvanger? Nee hoor! Je hebt zelf veel invloed op de reactietijd van je verzonden mails! Wij hebben een aantal handige tips voor je op een rijtje gezet dat de reactietijd doet versnellen. 

Tip 1: Geef je e-mail een duidelijk onderwerp

Nietszeggende onderwerpregels, het is één van de meest genoemde frustraties die er bestaat. Toch gebeurt het erg veel en is het erg lastig om in te schatten of de e-mail belangrijk is of niet. Door jouw e-mail een goede en duidelijke onderwerpregel te geven ziet de ontvanger meteen waar jouw e-mail over gaat en kan de reactie versnellen. Hier zijn een aantal tips om tot een goede onderwerpregel te komen: 

  • Schrijf eerst de mail en bedenk daarna een passend onderwerp.
  • Houd het kort en doeltreffend.
  • Verander de onderwerpregel van de e-mail als het onderwerp van de mailing veranderd.
  • Vraag jezelf af of de ontvanger het onderwerp begrijpt.
  • Verandering begint bij jezelf. Zorg er eerst voor dat je zelf goed de onderwerpregel toepast voordat je anderen erop kunt attenderen als zij regelmatig onlogische onderwerpen in e-mails gebruiken.
Tip 2: Schrijf je mail in 5 zinnen 

Het is een feit dat korte e-mails sneller worden beantwoord. Een lange e-mail is vaak onnodig en erg tijdrovend. Wist je dat een e-mail niet langer hoeft te zijn dan vijf zinnen? Het is vaak makkelijk om een lange mail te sturen (want dan moet je minder nadenken over de beknopte versie), maar totaal niet productief. Een korte e-mail verspoedigd de reactie, zorgt voor minder typewerk en scheelt de ontvanger tijd in het bewerken en behandelen van de mail. 

Wil je toch een lange e-mail schrijven? Deel deze dan op in verschillende kleine e-mails zodat er geen informatie verloren gaat. Heb je snel een antwoord nodig? Wellicht is de mail niet het juiste communicatiemiddel. Jouw e-mail beland ongetwijfeld tussen een grote stapel met andere mails (zoals nieuwsbrieven, notificaties en al die CC’s) en bellen is dan zeker sneller. 

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
Tip 3: Voeg een handtekening toe 

Een handtekening toevoegen onderaan je e-mail zorgt ervoor dat de ontvanger geen zoektocht naar je gegevens moet uitvoeren. In een handomdraai heeft hij/zij jouw telefoonnummer. 

Tip 4: Wees proactief in je e-mails 

Geef alvast antwoord op de vraag die je e-mail kan oproepen en wees proactief. Als jij graag een afspraak wilt inplannen met de ontvanger van de mail geef dan alvast een aantal tijdstippen en dagen waarop jij beschikbaar bent. Wacht niet af, want deze nieuwe proactieve houding zorgt ervoor dat je twee nutteloze mails en vele handelingen hebt geëlimineerd. 

Tip 5: Maak je e-mail overzichtelijker met opmaak

Door opmaak te gebruiken maak je je e-mail overzichtelijk en verhoog je de leesbaarheid. Gebruik bijvoorbeeld opsommingstekens, markeer de belangrijke onderwerpen per zin of maak de vraag dikgedrukt. Zo kan je de ontvanger je e-mail makkelijk en vlot lezen. 

Tip 6: Maak duidelijk aan wie je de vraag stelt

Stuur je een e-mail naar meerdere personen en stel je een bepaalde vraag aan een specifieke geadresseerde, tag diegene dan in de e-mail door een @ te gebruiken en de betreffende naam erachter te zetten. Als je dit doet in Outlook met iemand uit je contacten, dan geeft Outlook je direct suggesties en voegt de persoon toe aan het ‘Aan-veld’. Dit werkt ook bij het mailprogramma van Gmail. Werkt het niet bij jouw mailprogramma? Dan kun je altijd in de opmaak duidelijk maken dat je een vraag richt aan een specifiek persoon. 

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn

Wij dagen jou uit om vandaag nog te starten met Inbox Zero en het schrijven van flawless mails. Wij zijn benieuwd hoe deze methode voor jou werkt. Wil je nog meer weten over productiviteit en wat dit voor jou kan betekenen? Boek hier gratis een Free Trial bij onze coworking space in Antwerpen. 

Laatste Posts
Share This