Geen paniek! We gaan je niet leren hoe je de beste pastasaus maakt, maar de Pomodoro-techniek is wel de klassieker onder timemanagement.
Je deadline nadert, het projectplan is nog lang niet af en iedereen blijft je lastigvallen. De kattenfilmpjes zijn boeiender dan de tekst op je laptop. Wij gaan je helpen want de Pomodoro-techniek zorgt ervoor dat je tenminste 25 minuten gefocust kan werken aan één taak.
Deze techniek zorgt ervoor dat je:
- Uitstelgedrag voorkomt
- Je meer kan focussen op je taak
- Meer voldoening uit je werk haalt
- Complexe taken makkelijker kan maken
- Beter inzicht krijgt in hoeveel tijd taken in beslag nemen
- Jezelf motiveert
Wat is de Pomodoro-techniek?
Wat hebben tomaten (pomodori) te maken met productiviteit? Eigenlijk niets, behalve dat eind jaren ‘80 een student genaamd Francesco Cirillo een kookwekker in de vorm van een tomaat gebruikte om zijn tijd op te delen in blokken.
Hij vroeg zich af hoe hij 10 minuten gefocust bezig kon zijn met studeren, zonder afgeleid te raken. Hij pakte een tomaatvormige kookwekker, draaide het tot 10 minuten en ging aan de slag. Dit was het begin van de Pomodoro-techniek, die inmiddels door meer dan twee miljoen mensen wordt gebruikt om te studeren of te werken.
Hoe werkt de Pomodoro-techniek?
De Pomodoro-techniek werkt als volgt. Je zet een timer op 25 minuten en sluit jezelf volledig af van iedere vorm van afleiding. Zeg maar dag tegen social media, je telefoon, e-mail en de lekkere koekjes! 25 minuten lang ga je gefocust aan de slag met een vooropgestelde taak. Na 25 minuten neem je een korte pauze van 3 tot 5 minuten waarin je even rust neemt.
De Pomodoro-techniek uitgelegd in 5 simpele stappen:
Stap 1: Neem een leeg blad papier
Schrijf op dit lege vel alle activiteiten die nog gedaan moeten worden. Allemaal. Zorg dat alle activiteiten uit je hoofd zijn en op het velletje papier staan. Pas dan kan je je echt focussen.
Stap 2: Maak een takenlijst
Schrijf alle activiteiten op en maak een selectie. De activiteiten mogen niet langer duren dan 25 minuten. Op volgorde van prioriteit staat de meest belangrijke taak bovenaan. Begin als eerste aan de belangrijkste taak en werk de lijst af.
Stap 3: Zet de timer op 25 minuten en ga aan de slag
Neem de bovenste taak van je lijst, zet de timer op 25 minuten en ga aan de slag. Blijf gedurende de tijd gefocust op je taak. Je hebt 1 taak, 1 doel en 25 minuten, dus zet alles op alles om deze taak te halen. Het klinkt wat overdreven, maar uiteindelijk heb je er meer baat bij.
Stap 4: Take a break
Joehoe, je hebt de 25 minuten succesvol volbracht. Het is tijd voor een welverdiende pauze van 3-5 minuten. Check de kattenfilmpjes, doe een plasje en reset je hersenen (even). Na de pauze is het tijd om aan de slag te gaan met de tweede Pomodoro-taak.
Stap 5: Lange pauze
Na vier Pomodoro’s te hebben afgewerkt is het tijd voor een langere pauze. Deze pauze duurt 15 -20 minuten. Eet wat, praat wat of maak een wandeling in de frisse buitenlucht.
In het kort:
Besluit wat je gaat doen
Stel de wekker in op 25 minuten
Werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat
Neem een korte pauze
Na vier Pomodoro’s verdien jij 20 minuten pauze
Raak je toch snel afgeleid? Neem dan deze 3 Pomodoro-regels door
Helaas heeft iedereen een aangeboren talent voor het zoeken naar afleidingen. Ja, ook jij! Daarom bestaan er naast de 5 stappen om efficiënt aan de slag te gaan, de 3 gouden Pomodoro-regels om niet afgeleid te worden.
Regel 1: Interne storing
Je zit midden in je Pomodoro-taak en ineens krijg je allerlei hersenspinsels; de was moet nog gedaan worden, de overheerlijke olijven mag je niet vergeten kopen en oh ja, die lieve buurvrouw moet nog een kaartje ontvangen. Kan gebeuren. Laat de gedachten toe en schrijf ze direct onderaan je takenlijst. Is je interne drang om Instagram te checken? Blokkeer deze neiging (door bijvoorbeeld de app tijdelijk van je telefoon te verwijderen) en probeer je focus te hervinden.
Regel 2: Externe storing
Externe storingen in je omgeving zijn misschien nog wel de meest vervelende. Simpelweg omdat je er geen invloed op hebt. Cirillo, koning van de Pomodoro-techniek, had hier een handige oplossing voor. Gebruik de inform, negotiate and call-techniek. Vrij vertaald naar de informeren–, onderhandelen– en actie-techniek.
Het is niet onvermijdelijk dat je collega ongevraagd binnenkomt met een dringende vraag. Hij ziet natuurlijk niet dat je midden in je Pomodoro-process zit en blijft doorvragen.
Het beste wat je kunt doen zijn het volgen van deze drie stappen:
- Informeren: Informeer je collega over het Pomodoro-blok waar je midden in zit, waardoor je nu even geen tijd voor hem hebt. Leg hem later uit wat de Pomodoro-techniek precies inhoudt en waarom het zo belangrijk voor jou is.
- Onderhandelen: Onderhandel over een ander geschikt moment om je collega te helpen!
- Actie: Afspraak is afspraak! Zorg ervoor dat je op tijd bent op de gemaakte afspraak met je collega.
Regel 3: Pomodoro maak je niet korter
Onderbreek nooit een Pomodoro, maak hem nooit korter dan 25 minuten en ga nooit nog even door na die tijd. Heb je een taak die korter dan 25 minuten duurt? Combineer dan 2 taken of meer in 1 Pomodoro tot je aan 25 minuten komt. Duurt je taak langer dan 25 minuten? Deel je taak op in meerdere Pomodoro’s.
De Pomodoro techniek: waarom werkt het?
Het handige van dit systeem is het gemak. Je hoeft geen boekwerken te lezen om het systeem toe te passen. De basisprincipes zijn erg makkelijk te onthouden en kan je overal toepassen.
Een van de voordelen van het systeem is dat je door de tijdsdruk ook de volledige focus krijgt op de taak. Je hebt hierdoor weinig tijd om over andere zaken na te denken. Het is gemakkelijker om de hoofdzaken van de bijzaken te scheiden. Wil je de dag nog beter inplannen en je focus verhogen? Bekijk ook eens onze Humgy-methode.
Een ander handig aspect is dat je je bewuster bent van de tijd. Waar je vroeger nog wel eens werd overvallen door de tijd (‘Oh help, het is alweer 16u!’), deel je nu de dag op in Pomodoro-blokken. Dit zorgt voor meer structuur, een productieve houding en veel voldoening.
Handige hulpmiddelen
Wij hebben drie handige hulpmiddelen voor je op een rijtje gezet om de Pomodoro methode perfect uit te voeren. Kies voor een app of een add-one.
De Pomodoro-app
Werk je voornamelijk offline? Dan past de Pomodoro-app het beste bij je werkstijl. Download de app, start de Pomodoro op je smartphone of tablet en deze doet zijn werk terwijl jij aan de slag gaat. De Pomodoro techniek wekker laat je weten wanneer je een pauze verdient!
- Pomodoro One voor iOS/Apple-gebruikers Deze app is gratis en eenvoudig in gebruik. De app maakt handige statistiekjes voor je en onthoudt wat je allemaal hebt gedaan die dag.
- FocusToDo voor Android. Deze app is gratis, eenvoudig en overzichtelijk. Je ontvangt je statistieken in handige grafiekjes!
Pomodoro add-on
Internetbrowsers bieden je de mogelijkheid om een add-on te installeren. De add-ons vind je rechtsboven in het browserscherm. Erg handig want zo’n add-on blokkeert automatische afleidende websites voor je. Zodra de tomaat op groen springt (na 25 minuten) kan je weer ongestoord kattenfilmpjes kijken.
- Strict Workflow voor Chrome: dit is een add-on voor Google chrome
- Waste No Time voor Chrome: dit is een add-on die meer gefocust is op het blokkeren van websites, maar gebruikt daarbij een timer.
Pomodoro-software
Wil jij je hele Mac Pomodoro-proof maken? Installeer dan een van de gratis Pomodoro-programma’s. Zo’n programma is perfect om te gebruiken tijdens het studeren. Het programma blokkeert automatisch de programma’s die je niet nodig hebt.
- Self Control: beste optie Mac-gebruiker. Stel de te blokkeren programma’s en sites in je ‘blacklist’, zet de timer op 25 minuten, druk op ‘start’ en ga aan de slag.
Wil je niet werken met de bovenstaande programma’s? Geen probleem! Je kan natuurlijk altijd een ouderwetse Pomodoro kookwekker gebruiken of een Pomodoro timer instellen op je telefoon.
Wil je meer weten over Francesco Cirillo’s Pomodoro-techniek en hoe je het toepast? Bestel hier je Pomodoro techniek boek of e-book.
Fun fact: dit artikel is geschreven in precies vier Pomodoro’s!