Zie jij ook soms de bomen door het (e-mail)bos niet meer?
Je hebt net je mails afgewerkt wanneer je opnieuw een *ping* hoort … Het voelt als een eindeloze onproductieve cirkel waar je als ondernemer maar niet lijkt uit te geraken. Terwijl je je net wilt bezighouden met de dingen in je bedrijf waar je goed in bent en die het meeste resultaat opleveren.
Gelukkig zijn er structuur junkies zoals INSIDR die orde in de mailbox-chaos brengen. Karlien is een geschenk voor vele ondernemers & met haar business tovert ze administratieve chaos om tot structuur. Bye-bye chaos & hello structuur.
In dit artikel deelt ze haar methodes en enkele no-nonsense tips om jouw volle inbox de baas te kunnen. Zo geeft ze ook een antwoord op hoe vaak je per dag best je e-mails checkt!
Tell us more, hoe ga je van een volle inbox naar ‘inbox zero’?
De ‘inbox zero’ zal voor de meeste mensen wel een bekende term zijn. Deze term werd een aantal jaren geleden geïntroduceerd door Merlin Mann. Alleen hebben de meeste ondernemers een verkeerde interpretatie op dit fenomeen. Een inbox zero moet niet een lege inbox zijn. Het gaat er juist om dat de mails behandeld en gelezen zijn, zodat je een duidelijk overzicht hebt welke openstaande acties er in je mailbox zitten.
David Allen schreef in 2002 een boek met de titel ‘Getting Things Done’, een actie gebaseerd op het principe dat een persoon die zijn taken vastlegt, zich daarover geen zorgen hoeft te maken. Dit werkt hetzelfde als de mailbox ingericht is volgens de principes van inbox zero, zodat jij je kan concentreren op andere taken.
Hoe start je met een ‘inbox zero’?
Veel mensen hebben een haat-liefdeverhouding met hun mailbox. Breng structuur aan door verschillende mailboxen te maken. Open elke ochtend je mailbox en bekijk en label al je mails. Het begint natuurlijk met verwijderen … mails die je niet leest? Gooi ze weg! Slaapverwekkende nieuwsbrieven? Schrijf je uit!
Tip: Wil jij je mails verwijderen uit je mailbox, maar niet definitief? Archiveer de mails! Zo zijn de mails altijd terug te vinden in je online mailbox.
De labels die structuur junkie Karlien Plessers aanraadt zijn:
- Actie: de afzenders verwachten een concrete actie van jou
- Follow up: je verwacht een actie van een leverancier of een klant, waar je niet meteen tot actie moet overgaan
- Wachten: mails die je in een later stadium nog nodig hebt.
Eens dat je dit gedaan hebt en alle mails staan op gelezen heb je een inbox zero! Yeey! Nu kan je concreet te werk gaan. De labels in kleurtjes helpen je hierbij om een overzicht te bewaren en dringende mails eerst te behandelen.
Tip: Check 1 keer in de week alle mails met het label ‘follow-up’ en ‘wachten’ om te kijken je niets bent vergeten of dat je toch nog een actie moet volbrengen.
Dit lijkt een ontzettend grote klus, en dat is het in het begin ook. Zodra je alle mails hebt gelabeld en structuur hebt gevonden ben je good to go. Dan is het elke ochtend 10 minuten werk om door je mailbox te gaan. Zalig!
Tip: Binnen de ‘actie’ mails heb je dringende en minder dringende mails. Geef de dringende mails een rood vlaggetje zodat je overzicht hebt. Beantwoord de mails met rode vlaggetjes als eerste en richt je later tot de rest.
Hoe vaak per dag kan je het beste je e-mail checken & verwerken?
Dit hangt natuurlijk volledig van je business af. Karlien raadt aan om dit in de ochtend, middag en net voor vertrek te checken en beantwoorden. Om dan 2 tot 3 keer per dag effectief op actie over te gaan. Zet je pop-ups af bij binnenkomende mails, dit kan voor afleiding zorgen. Als je toch structuur hebt dan mag een mail best dag of halve dag later beantwoord worden. Feel no pressure. . Wil je nog meer tijd besparen tijdens het beantwoorden van je mails? Lees dan deze blog over het schrijven van flawless mails!
Benieuwd naar de volledige video? Bekijk hier de worksnacks met Karlien. Volg INSIDR op Instagram voor updates of contacteer Karlien met jouw persoonlijke vragen rondom administratie en structuur.
Foto’s van Karlien zijn gemaakt door: @bynouchka